事前申請書の精算方法と処理手順¶
事前申請書の主な目的は「決裁」を仰ぐことと「仮払」を受けることになります。出張など承認された行為に対して、結果報告とともに立替金の精算などを行うための精算申請書を作成する必要があります。ここでは、この事前申請書の精算方法をケース別に説明します。
ケース１：ひとつの事前申請書をひとつの精算申請書で精算する¶
処理手順とポイント
- 事前申請を行い承認される
事前申請書が承認されると以下のように変化します。
- 精算申請書を作成することができるようになります。
- 仮払未精算一覧（ポートレット）に承認された事前申請書が現れます。
- 精算申請書を作成する
精算申請書のポイント
精算情報の仮払残高と精算予定額を同額にします。
ノート
精算申請書が承認されると仮払残高が「0」になりますので、その事前申請書に対する精算は終了したとみなされます。
- 精算申請書を申請する（未承認状態）
精算申請を行うと以下のように変化します。
- 関連付けた事前申請書に対する精算申請書は作成できなくなります。
- 仮払未精算一覧（ポートレット）の表記が変化します。
- 精算申請書が承認される
精算申請書が承認されると以下のように変化します。
- 仮払未精算一覧（ポートレット）から事前申請書が消えます。
精算終了です
ケース２：ひとつの事前申請書を分けて精算する¶
処理手順とポイント
- 事前申請を行い承認される
事前申請書が承認されると以下のように変化します。
- 精算申請書を作成することができるようになります。
- 仮払未精算一覧（ポートレット）に承認された事前申請書が現れます。
- 精算申請書(1)を作成する
精算申請書のポイント
精算情報の仮払残高よりも精算予定額を少なくします。
ノート
精算申請書が承認された際に仮払残高が残りますので、その事前申請書に対する精算はまだ終了していないとみなされます。
- 精算申請(1)を申請する（未承認状態）
精算申請を行うと以下のように変化します。
- 関連付けた事前申請書に対する精算申請書は作成できなくなります。
- 仮払未精算一覧（ポートレット）の表記が変化します。
- 精算申請（1）が承認される
精算申請（1）が承認されると以下のように変化します。
- 関連付けた事前申請書に対する精算申請書が作成できるようになります。
- 仮払未精算一覧（ポートレット）の表記が変化します。
- 精算申請書(2)を作成する
精算申請書のポイント
精算情報の仮払残高と精算予定額を同額にします。ノート
この時にも、仮払残高よりも精算予定額を少なくすれば、何度でも精算申請が行えます。
- 精算申請(2)を申請し承認される
精算申請（2）が承認されると以下のように変化します。
- 仮払未精算一覧（ポートレット）から事前申請書が消えます。
精算終了です
ノート
ひとつ事前申請書に対する精算申請は同時（並列）には行えません。※精算申請（1）が未承認の状態で、精算申請（2）を作成することはできません。
ケース３：複数の事前申請書をまとめて精算する¶
処理手順とポイント
- 事前申請を行い承認される
事前申請書が承認されると以下のように変化します。
- 精算申請書を作成することができるようになります。
- 仮払未精算一覧（ポートレット）に承認された事前申請書が現れます。
- 精算申請書を作成する
精算申請書のポイント
- 精算対象の事前申請書を複数選択します。
- 精算情報の仮払残高と精算予定額を同額にします。
ノート
精算申請書が承認されると仮払残高が「0」になりますので、その事前申請書に対する精算は終了したとみなされます。
ノート
片方の事前申請書だけ精算予定額を少なくして、仮払残高が残るようにすることもできます。
- 精算申請書を申請する（未承認状態）
精算申請を行うと以下のように変化します。
- 関連付けた事前申請書に対する精算申請書は作成できなくなります。
- 仮払未精算一覧（ポートレット）の表記が変化します。
- 精算申請書が承認される
精算申請書が承認されると以下のように変化します。
- 仮払未精算一覧（ポートレット）から事前申請書が消えます。
精算終了です