intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費 / ユーザ操作ガイド 第12版 2020-04-01

3.4.1. 概要

タイプ③:精算申請は、事前申請書にて承認された行為に対する実施報告や立替経費の精算を目的とした申請書です。
精算申請書のみを申請することも可能ですが、事前申請書と関連付けることにより、立替経費と仮払金の相殺処理をすることができます。

承認後には、経費に対する仕訳データや従業員への振込データ(立替金)が作成可能です。
申請書 概要
旅費精算申請 出張に関する交通費・宿泊費・日当などの精算申請を行います。
旅費精算申請(多通貨) 出張に関する交通費・宿泊費・日当などの精算申請を行います。(複数通貨入力可能)
旅費精算申請(近距離) 近距離の交通費用の精算申請を行います。
経費精算申請 物品購入などの支出に関する精算申請を行います。
経費精算申請(多通貨) 物品購入などの支出に関する精算申請を行います。(複数通貨入力可能)
交際費精算申請 交際費などの支出に関する精算申請を行います。
交際費精算申請(多通貨) 交際費などの支出に関する精算申請を行います。(複数通貨入力可能)
タイプ③:精算申請では、他の申請書タイプにはない、事前申請の実施報告や精算が行えます。
各操作方法は次の項を参照してください。

3.4.1.1. 事前申請書と精算申請書

事前申請書にて承認された行為(出張・物品購入など)に対して精算申請書で実施報告や立替経費の精算を行います。
事前申請書と精算申請書は関連付け設定が行われており、精算申請書を作成できる事前申請書が決まっています。

事前申請書と精算申請書は関連付けは以下の通りです。
事前申請書 精算申請書
出張事前申請 旅費精算申請
出張事前申請(多通貨) 旅費精算申請(多通貨)
経費事前申請 経費精算申請
経費事前申請(多通貨) 経費精算申請(多通貨)
交際費事前申請 交際費精算申請
交際費事前申請(多通貨) 交際費精算申請(多通貨)

3.4.1.2. 仮払未精算一覧での事前申請書の確認

ポータルに「仮払未精算一覧」を追加しておくと、精算が必要な事前申請書を確認することができます。
「仮払未精算一覧」から事前申請書に紐付く精算申請書の申請画面に遷移することはできません。
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  • 検索
    案件番号と案件名を対象にキーワード検索が行えます。
  • 詳細
    アイコンをクリックすると事前申請書の内容を確認できます。
  • 案件番号
    申請書の案件番号が表示されます。
  • 案件名
    申請書の案件名が表示されます。
  • 申請基準日
    申請書の申請基準日が表示されます。
  • 精算申請書提出状況
    精算申請書の作成状態などにより以下のように変化します。
    精算申請書提出状況
    状況
    ../../../../_images/portal_02.png
    精算申請書の作成が必要です。
    ../../../../_images/portal_03.png
    精算申請書が一時保存されています。
    ../../../../_images/portal_04.png
    精算申請書が申請済み(承認待ち)です。
    アイコンをクリックすると精算申請書を確認できます。
    ../../../../_images/portal_05.png
    引き戻しもしくは差し戻しなどで、精算申請書の再申請が必要です。
    アイコンをクリックすると精算申請書を確認できます。
  • 仮払残高
    仮払金の残高です。
  • 見込み残高
    一時保存や申請が行われた精算申請書が承認された際の残高を表します。
    見込み残高が「0」の場合は、精算申請書が承認されたのち、事前申請書に対する精算は終了したとみなされます。

3.4.1.3. 未精算一覧での事前申請書の確認

ポータルに「未精算一覧」を追加しておくと、精算が必要な事前申請書を確認することができます。
また、事前申請書に紐付く精算申請書の申請画面に遷移することができます。
../../../../_images/portal_06.png
  • 検索
    案件番号と案件名を対象にキーワード検索が行えます。
  • 詳細
    アイコンをクリックすると事前申請書の内容を確認できます。
  • 案件番号
    申請書の案件番号が表示されます。
  • 案件名
    申請書の案件名が表示されます。
  • 申請基準日
    申請書の申請基準日が表示されます。
  • 精算申請書提出状況
    精算申請書の作成状態などにより以下のように変化します。
    精算申請書提出状況
    状況
    ../../../../_images/portal_07.png
    精算申請書の作成が必要です。
    アイコンをクリックすると、紐付く精算申請書の申請画面に
    遷移します。
    複数の精算書と紐付いている場合、フロー選択画面に遷移します。
    ../../../../_images/portal_03.png
    精算申請書が一時保存されています。
    ../../../../_images/portal_04.png
    精算申請書が申請済み(承認待ち)です。
    アイコンをクリックすると精算申請書を確認できます。
    ../../../../_images/portal_05.png
    引き戻しもしくは差し戻しなどで、精算申請書の再申請が必要です。
    アイコンをクリックすると精算申請書を確認できます。
  • 仮払残高
    仮払金の残高です。
  • 仮払見込残高
    一時保存や申請が行われた精算申請書が承認された際の仮払残高を表します。
  • 概算費用残高
    概算費用の残高です。
  • 概算費用見込残高
    一時保存や申請が行われた精算申請書が承認された際の概算費用の残高を表します。

    コラム

    事前申請書に紐付く精算申請書の申請画面に遷移する際、、精算申請書の精算情報ガジェットが、
    GadgetBuilder版のガジェットの場合、精算情報ガジェットに事前申請書が選択された状態になります。
    また、事前申請書の内容が精算申請書にコピーされます。
    GadgetBuilder版のガジェットではない場合、「事前申請書検索」で紐付けたい事前申請書を検索してください。

3.4.1.4. 事前申請書の精算方法と処理手順

事前申請書の主な目的は「決裁」を仰ぐことと「仮払」を受けることです。
出張など承認された行為に対して、結果報告とともに立替金の精算などを行うための精算申請書を作成する必要があります。

本項では、この事前申請書の精算方法をケース別に説明します。

3.4.1.4.1. ケース1:ひとつの事前申請書をひとつの精算申請書で精算する

  1. 事前申請を行い承認される
    事前申請書が承認されると以下のように変化します。
    • 精算申請書を作成することができます。
    • 仮払未精算一覧(ポートレット)に承認された事前申請書が現れます。
    ../../../../_images/adv_stl_01.png
  2. 精算申請書を作成する
    【精算申請書のポイント】 精算情報の仮払残高と精算予定額を同額にします。
    精算申請書が承認されると仮払残高が「0」に設定されますので、その事前申請書に対する精算は終了したとみなされます。
    ../../../../_images/adv_stl_02.png
  3. 精算申請書を申請する(未承認状態)
    精算申請を行うと以下のように変化します。
    • 関連付けた事前申請書に対する精算申請書は作成できません。
    • 仮払未精算一覧(ポートレット)の表記が変化します。
    ../../../../_images/adv_stl_03.png
  4. 精算申請書が承認される
    精算申請書が承認されると以下のように変化します。
    • 仮払未精算一覧(ポートレット)から事前申請書が消えます。
    ../../../../_images/adv_stl_04.png
  5. 精算終了です

3.4.1.4.2. ケース2:ひとつの事前申請書を分けて精算する

  1. 事前申請を行い承認される
    事前申請書が承認されると以下のように変化します。
    • 精算申請書を作成することができます。
    • 仮払未精算一覧(ポートレット)に承認された事前申請書が現れます。
    ../../../../_images/adv_stl_05.png
  2. 精算申請書(1)を作成する
    【精算申請書のポイント】 精算情報の仮払残高よりも精算予定額を少なくします。
    精算申請書が承認された際に仮払残高が残りますので、その事前申請書に対する精算はまだ終了していないとみなされます。
    ../../../../_images/adv_stl_06.png
  3. 精算申請(1)を申請する(未承認状態)
    精算申請を行うと以下のように変化します。
    • 関連付けた事前申請書に対する精算申請書は作成できません。
    • 仮払未精算一覧(ポートレット)の表記が変化します。
    ../../../../_images/adv_stl_07.png
  4. 精算申請(1)が承認される
    精算申請書(1)が承認されると以下のように変化します。
    • 関連付けた事前申請書に対する精算申請書が作成できます。
    • 仮払未精算一覧(ポートレット)の表記が変化します。
    ../../../../_images/adv_stl_08.png
  5. 精算申請書(2)を作成する
    【精算申請書のポイント】 精算情報の仮払残高と精算予定額を同額にします。
    この時にも、仮払残高よりも精算予定額を少なくすれば、何度でも精算申請が行えます。
  6. 精算申請(2)を申請し承認される
    精算申請(2)が承認されると以下のように変化します。
    • 仮払未精算一覧(ポートレット)から事前申請書が消えます。
  7. 精算終了です

    注意

    ひとつ事前申請書に対する精算申請は同時(並列)には行えません。
    ※精算申請(1)が未承認の状態で、精算申請(2)を作成することはできません。

3.4.1.4.3. ケース3:複数の事前申請書をまとめて精算する

  1. 事前申請を行い承認される
    事前申請書が承認されると以下のように変化します。
    • 精算申請書を作成することができます。
    • 仮払未精算一覧(ポートレット)に承認された事前申請書が現れます。
    ../../../../_images/adv_stl_09.png
  2. 精算申請書を作成する
    【精算申請書のポイント】 精算対象の事前申請書を複数選択し、精算情報の仮払残高と精算予定額を同額にします。
    精算申請書が承認されると仮払残高が「0」に設定されますので、その事前申請書に対する精算は終了したとみなされます。
    片方の事前申請書だけ精算予定額を少なくして、仮払残高が残るようにすることもできます。
    ../../../../_images/adv_stl_10.png
  3. 精算申請書を申請する(未承認状態)
    精算申請を行うと以下のように変化します。
    • 関連付けた事前申請書に対する精算申請書は作成できません。
    • 仮払未精算一覧(ポートレット)の表記が変化します。
    ../../../../_images/adv_stl_11.png
  4. 精算申請書が承認される
    精算申請書が承認されると以下のように変化します。
    • 仮払未精算一覧(ポートレット)から事前申請書が消えます。
    ../../../../_images/adv_stl_12.png
  5. 精算終了です

3.4.1.5. 精算したい事前申請書が見つからない

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精算申請書作成の際、事前申請書検索画面で検索しても目的の申請書が見つからない場合には以下を確認してください。
  • ワークフローの「処理済み」画面から該当の事前申請書を探して、状態を確認してください。
    精算できる事前申請書は「最終承認されている(必要な承認がすべて終了しているか、承認終了されている)」ことが必要です。
  • 仮払未精算一覧(ポートレット)を確認してください。
    「精算申請書提出状況」が「申請中」の場合は、関連づけられた精算申請書が承認もしくは否認などされるまで、新たな精算申請書は作成できません。
  • 上記でも見つからない
    すでに精算が終了している可能性があります。